SYSTEMATISCHE EINFÜHRUNG VON CAQ-SYSTEMEN
(06.04.2010, Pharma-Zeitung.de)
Auf die Implementierung kommt es an
Investitionen in IT-Systeme sind für die Geschäftsentwicklung unerlässlich, aber auch mit hohen Risiken verbunden. Im CAQ-Markt tummeln sich etliche Softwareanbieter, die mit unterschiedlichen Lösungen komplexe Geschäftsprozesse abbilden und unterstützen können. Die Erfahrung lehrt jedoch, dass neben der Auswahl einer passenden Software
deren erfolgreiche Einführung im Betrieb über den künftigen Nutzen entscheidet.
Vor allem für kleine und mittelgroße Betriebe sind Investitionen in Computer Aided Quality (CAQ) eine finanzielle Herausforderung. Ziel muss es daher sein, Entscheidungen über solche Investitionen anhand fundierter Daten zu treffen und auf eine fachlich qualifizierte Basis zu stellen. Für einen erfolgreichen
Auswahlprozess sollten deshalb die gegenwärtigen und zukünftigen Anforderungen an das CAQ-System geklärt werden. Doch welche sind das? Viele Anbieter von CAQ-Systemen setzen auf branchenspezifische Lösungen.
Doch auch diese müssen mit Ihren individuellen Anforderungen übereinstimmen. Daher sollten Sie sich im Vorfeld einer Softwareauswahl Ihre branchenspezifischen, individuellen und zukünftigen Anforderungen klären. Dazu müssen die Anforderungen aus den Fachabteilungen in einem Anforderungskatalog oder Lastenheft
aufgenommen werden, um Sie mit den Leistungsbeschreibungen der Anbieter abgleichen zu können. Individuelle Anpassungen können sich aus den Nutzergruppen und der IT-Infrastruktur ergeben. So könnte es sinnvoll sein, das CAQ-System dem Nutzerverhalten der Werker anzupassen und an den nationalen
und internationalen Standorten über eine konfigurierbare und einfache Bedienoberfläche zur Verfügung zu stellen. Prüfen Sie ob bei der Nutzung der flexiblen Einbindung von Funktionen nicht die Update-Fähigkeit des Systems beeinflusst wird. Das CAQ-System sollte in verschiedenen Sprachen wie Deutsch, Französisch,
Englisch, Russisch oder Chinesisch (Unicode) arbeitsfähig sein. Dadurch ist der werksübergreifende CAQ-Einsatz in ausländischen Werken gesichert. Die Internationalisierung sollte sich dabei nicht nur auf die Benutzeroberfläche, sondern auch auf die Anwendereingaben und die im Systemerfassten Qualitätsdaten beziehen. Ein durchgängiger Datenfluss im CAQ-Systemgarantiert, dass Kennzahlen für Geschäftsführung und Qualitätswesen ermittelt werden können. Welche Fehler treten in einer Schicht, in einem definierten Zeitraum oder in einer Fertigungslinie am häufigsten auf? Für wie viele andere Fehler sind die ermittelten Ursachen
noch mitverantwortlich? Welche Kosten sind durch die Beseitigung des Fehlers entstanden? Diese und weitere Fragen muss ein CAQ-System beantworten können, damit Sie den Überblick in der Qualitätssicherung behalten. Bei der Auswahl sollte auch der Aspekt der Anbindung an bestehende IT-Systeme wie Enterprise Ressource Planning (ERP), Betriebsdatenerfassung (BDE) oder Maschinendatenerfassung (MDE)
ermittelt werden. Stammdaten wie Kunden- und Lieferantendaten werden in der Auftragsabwicklung oder im Wareneingang benötigt. Diese Daten sollten nicht redundant, also in verschiedenen Systemen, sondern in einem datenführenden Systemwie dem ERP gehalten werden. DieDatenpflege der Stammdaten erfolgt konsequent
über das ERP.Achten Sie bei dem Thema Integration auch auf einen bidirektionalen Datenaustausch, der in beide Richtungen möglich ist. Informationen im Reklamationsfall sind bei der Erstellung von Gutschriften oder Mahnungen für die kaufmännische ERP-Ebene von großemWert.
Kritische Implementierungsphase braucht Projektmanagement
Haben sie das passende CAQ-System gefunden, so ist die Arbeit leider noch nicht abgeschlossen – im Gegenteil.Die Einführung und Implementierung stellt für viele Unternehmen eine große Herausforderung
dar. Und tatsächlich scheitern viele IT-Projekte: Das zeigt auch eine Studie der
Standish Group, Boston. 47% aller Einführungen von Unternehmenssoftware scheitern und 84 % der Projekte überschreiten Zeit- und Kostenvorgaben. Ein wichtiger Grund für diese hohen Raten gescheiterter Projekte dürfte darin liegen, dass bei weitem nicht alle Unternehmen über ein qualifiziertes IT- und Schulungsteam verfügen. Ein weiterer Grund ist, dass es leider nicht allen CAQ-Anbietern gelingt, ein kundenorientiertes und den
individuellen Gegebenheiten entsprechendes Projektmanagement aufzusetzen, vor allem wenn es um die Ablösung von Alt-Systemen geht. Doch ein angemessenes Projektmanagement ist während der Implementierungsphase eine unbedingte
Vorraussetzung für eine erfolgreiche Softwareeinführung. Beim Projektmanagement geht es darum, erforderliche Aktivitäten bei der CAQ-Einführung zu planen und zu kalkulieren sowie in Ihrer Umsetzung zu steuern und zu kontrollieren. Systematisch sind dabei die Zielsetzungen nach Kosten, Zeit und Umfang der CAQ-Einführung sowie den beteiligten Personen zu verfolgen. Ein Komplettumstieg in einem Schritt mag zwar verlockend klingen, hat aber erhebliche Nachteile: Die reine Fokussierung auf einen Umstellungstermin erhöht das Planungsrisiko. Zudem entsteht viel Aufwand,bevor die ersten Nutzungseffekte eingefahren sind. Dagegen verläuft eine schrittweise Einführung mit dem Gesamtvolumen im Blick erfahrungsgemäß kontrollierbarer, reduziert den Stressfaktor bei den Projektverantwortlichen und erlaubt bezogen auf die Zeitachse einen schnelleren Nutzen. Die Softwareeinführung in Stufen kann projekt-, prozess,-
oder abteilungsbezogen organisiert werden. Naheliegend ist ein Start mit Funktionen, die dem Stammdatenmanagement für darauf aufbauende Funktionen dienen. Ein klassisches Beispiel ist die Bereitstellung von Kunden- und Lieferantendaten im CAQ System. Das Ergebnis ist gewöhnlich eine Zeitersparnis durch die weitere Nutzung der bereits im ERP
eingegebenen Daten im CAQ-System. So kann bereits in der ersten Implementierungsphase ein Nutzen erzielt werden. Projektmethodik erlaubt systematisches Implementieren Laut einer Studie des Beratungsunternehmens
Infora gibt es zwei wesentlich Gründe für gescheiterte IT-Projekte. In 64%
der untersuchten Fälle haben sich die Anforderungen im Projektverlauf verändert.
In 58 % der Fälle war unzureichendes Projektmanagement für das Scheitern verantwortlich. Es liegt also nahe, genau an dieser Problemlage anzusetzen und auch bei der IT-Einführung systematisch vorzugehen. Die Projektmethodik unterstützt Sie bei der
Auswahl und Einführung von CAQ-Software. Dabei wird dem Umstand Rechnung
getragen, dass Projektteams fachübergreifend zusammengesetzt sind, um ein erfolgreiches Projekt zu realisieren. Geschäftsleitung,Projektleiter, Qualitätswesen,
KeyUser und IT-Abteilung sollten während der Auswahl- und Implementierung
in ständigem Austausch stehen. Jedes Projekt wird in sieben aufeinanderfolgende
Phasen gegliedert – vom Erstkontakt bis hin zur abschließenden Ergebnisanalyse. In jeder dieser Phasen wird klar definiert, wer bis wann welche Aufgaben zu lösen hat.
Anhand von fünf Meilensteinen wird überprüft, ob die anvisierten Zwischenziele tatsächlich erreicht wurden:
Meilenstein 1: Auftrag für das Beratungsprojekt
Meilenstein 2:Abnahme des Konzepts
und des Budgets
Meilenstein 3: Abnahme des Detailkonzepts
Meilenstein 4: OK für die Produktivschaltung
Meilenstein 5: Projektrückblick
Der gesamte Projektverlauf sollte durch einheitliche Statusberichte dokumentiert werden. Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass Ihr Einführungsprojekt im Zeitplan und im vorgegebenen Budgetrahmen liegt. Fehlentwicklungen können Sie auf diese Art frühzeitig erkennen und korrigieren. Indem Sie strukturiert vorgehen, stellen Sie sicher, dass alle wichtigen Punkte in jeder einzelnen Projektphase berücksichtigt und behandelt werden. Indem Sie die Rollen im Projekt eindeutig definieren, gibt es eine klare Aufgaben- und Ergebnisverantwortung sowie eine einfachere Planung und Erfolgskontrolle. Den
zeitlichen und finanziellen Aufwand behalten Sie nun stets im Blick.
Autor:
IT-System-Kaufmann René Kiem, geb. 1969, in Kassel startete in der Internet- und Multimediabranche. 2003 wechselte er zur Plato AG, Lübeck, und spezialisierte sich auf softwareunterstüzte Produktentwicklung und Fertigung, Reklamations- und Dokumentenmanagement sowie Audit- und Maßnahmenmanagement.
Seit 2008 ist er als Inhaber, Berater, Autor und Dozent des Beratungsunternehmens
CAQ KONTOR, Dortmund tätig.
Kontakt:
René Kiem
CAQ KONTOR
T 0231 1501-646
r.kiem@caq-kontor.de
www.caq-kontor.de
Über CAQ KONTOR
CAQ KONTOR bietet Analyse, Beratung und Konzepte bei der Auswahl und Einführung von Lösungen für das industrielle Qualitäts-, Entwicklungs- und Produktions-Management (CAQ, BDE, MDE, MES und DMS Lösungen).
Bei der Vielzahl von möglichen Anbietern für Ihre Anforderungen fällt es schwer, die geeigneten Systeme und Strategien für eine erfolgreiche Prozessoptimierung zu finden.
Fehlentscheidungen führen zu beträchtlichen wirtschaftlichen negativen Konsequenzen.
Für Ihre wertvolle Entscheidungsfindung nutzen wir neben unseren Anbieter-Erfahrungen, eine erprobte Arbeits- und Vorgehensweise. Erfahren Sie mehr:
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