Systematisches Projektmanagement für eine erfolgreiche CAQ Auswahl und Projektumsetzung

(22.04.2010, Pharma-Zeitung.de) Systematisches Projektmanagement für eine erfolgreiche CAQ Auswahl und Projektumsetzung

Wer Risiken bei der Einführung eines CAQ-Systems vermeiden will, sollte die eigenen Anforderungen und Bedürfnisse systematisch klären . Die hier vorgestellte Projektmethode unterstützt bei der Definition von Anforderungen, im Auswahlprozess bis zur Implementierung des CAQ-Systems. Der erste von sieben Schritten ist die Vorbereitung auf das Erstgespräch mit einem Softwareanbieter.

Ein erfolgversprechender Weg ist dagegen ein projektmäßiges Vorgehen in sieben Schritten. So stellen Sie sicher, dass alle wichtigen Punkte in jeder einzelnen Projektphase berücksichtigt und behandelt werden. Die Rollen im Projekt sind eindeutig definiert, Aufgaben und Ergebnisverantwortungen klar verteilt, Planung und Erfolgskontrollen werden einfacher. Den zeitlichen und finanziellen Aufwand können Sie besser einschätzen.

Phase 1: Erstgespräch

Im Gespräch mit dem Kunden werden die Anforderungen an das CAQ-Projekt (Ziele, Branchenbesonderheiten, IT Infrastruktur, kaufmännische Fragestellungen, Normen etc.) im Detail geklärt. Anhand dieser Informationen entsteht eine Grobdefinition des Projektrahmens. Mit diesem Ergebnis kann der erste Meilenstein passiert werden: Der Auftrag für ein Beratungsprojekt .

Phase 2: Strategie- bzw. Anforderungsphase

Die Ergebnisse aus der ersten Phase fließen in das strategische CAQ-Konzept ein und werden um die priorisierte Zielhierarchie, Integrationskonzept (Fachabteilungen/QS/IT/Prozesse/Organisation) ergänzt. Im Ergebnis kann ein Projektplan entwickelt, die Terminplanung abgestimmt und eine Meilensteinvereinbarung getroffen werden. Der Meilenstein ist dann die Abnahme des Konzepts und dessen Budgetierung.

Phase 3: Detailkonzept erstellen

Die Ergebnisse aus der zweiten Phase werden in Absprache mit dem Kunden durch Änderungswünsche und weitere Anforderungen ergänzt und spezifiziert. So entsteht ein Detailkonzept in schriftlicher Form, das vom Kunden abgenommen werden muss. Der Meilenstein ist also die Abnahme des Detailkonzepts.

Phase 4: Implementierung, Tests und Schulungen

Ein lauffähiges, intern und durch Kunden getestetes und dokumentiertes CAQ-System wird dem Kunden übergeben. Die Abnahme erfolgt in den Fachabteilungen gemäß einem definierten Abnahmeprotokoll. Nun kann die Systemversion produktiv geschaltet werden. Zuvor ist allerdings die Freigabe für die Produktivschaltung abzuwarten.

Phase 5: Produktivschaltung und Kommunikation

Nach erfolgreichem Abschluss der System-Implementierung, Tests und Schulungen erfolgt die technische Produktivschaltung des CAQ-Systems. Die Mitarbeiter sollten über den Termin der Produktivschaltung informiert werden. Das CAQ-System geht damit in den Produktivbetrieb über. Als Meilenstein bietet sich ein Projekt-Rückblick an, der Raum für Manöverkritik bietet.

Phase 6: Produktivbetrieb

Der Kunde hat nun ein stabiles CAQ-System im aktiven Einsatz. Es folgen Kundenbetreuung, Support und Services. Das System steht jetzt den Mitarbeitern zur Verfügung und muss regelmäßig gewartet werden.

Phase 7: Ergebnisanalyse

Die gemeinsame Nachbereitung des Projekts umfasst die Messung und Analyse der Kennzahlen. Im Mittelpunkt stehen Prozesskennzahlen, Fehlerkosten, Auftragdurchlaufzeiten, Kosten, Nutzen und Wirtschaftlichkeit.

Sobald die Entscheidung zur Durchführung eines CAQ Projekts gefallen ist, sollte eine Ist-Analyse durchgeführt werden. Bereits im Vorfeld eines Erstgesprächs empfiehlt es sich, die folgenden Fragen zu stellen:

Inwiefern profitiert das Unternehmen von der Einführung einer CAQ-Lösung?

In der Planungsphase zur Einführung einer CAQ-Lösung herrscht oftmals Unklarheit über den Nutzen für das Unternehmen. Die Geschäftsleitung erwartet Kennzahlen und eine Optimierung der Prozesse. Das Qualitätsmanagement wünscht eine Entlastung von administrativen Tätigkeiten wie der mehrfachen Dateneingabe. Häufig wird der geplante Nutzen einer neuen Software nicht erreicht und dann wird weiter gearbeitet wie bisher. Auch werden Systeme als zu komplex empfunden oder die Schulungsmaßnahmen waren nicht hinreichend. Im Sinne einer möglichst durchgängigen Akzeptanz sollten Sie bei der Systemauswahl auf eine einfache, verständliche und anpassbare Oberfläche achten.

Wie gelingt es, die Kommunikation zwischen Mitarbeitern und Kunden zu verbessern?

Kommunikationsabläufe, etwa im Zuge der Maßnahmenverfolgung der Reklamationsbearbeitung, sind vielfach verbesserungswürdig. So ist das Maßnahmenmanagement in vielen Unternehmensbereichen von Bedeutung .Oder Reklamationsabläufe könnten über Portalanbindungen mit Kunden und Geschäftspartnern verzahnt werden. Doch In der Praxis werden die Möglichkeiten für eine verbesserte Kommunikation selten erkannt und genutzt. Welche Systeme werden von Kunden und Geschäftspartnern genutzt?

Viele Ihrer Kunden oder Geschäftspartner nutzen CAQ-Systeme. Es liegt an Ihnen, aus dem wertvollen Wissen um spezielle Systeme sowie deren Chancen und Risiken zu lernen. Sie sollten prüfen, welche Projekterfahrungen Sie auf Ihr Unternehmen übertragen und aus welchen möglichen Problemen bei der Einführung Sie lernen können. Allerdings stellen sich viele Probleme erst in der Implementierungsphase heraus.

Wie können Kennzahlen ermittelt werden?

In vielen Unternehmen werden Fragen nach der Nutzung von Kennzahlen aufgeworfen: Wie können beispielweise Reklamationskosten, Auftragsabarbeitung oder der Stand von Maßnahmen erhoben werden. Die Generierung dieser Daten ist oft mit einem hohen Zeit und Kostenaufwand verbunden, da die Daten in verschiedenen Medien (verschiedene Softwaresysteme, E-Mailboxen, Datenbanken, Papierordnern etc.) vorliegen. Daher sollten Sie überlegen, welche Daten benötigt werden und ob diese möglichst in einem System gehalten werden können.

Welche Aufgaben fallen intern an, was übernimmt der Systemlieferant?

Schon während der der Auswahl und Einführung eines CAQ-Systems ist zu planen, wer Aufgaben wie Installation, Test und Schulung der Mitarbeiter übernimmt. Häufig wird nicht klar definiert, wer welche Aufgaben zu erfüllen hat. Das führt zu langen Projektlaufzeiten und erhöhten Kosten. Im Vertrag mit dem Lieferanten sollten Sie unbedingt den Leistungsumfang klären. Es sollte Klarheit darüber herrschen, welche Aufgaben hausintern von Schulungs- und IT-Abteilung – sofern vorhanden – übernommen werden können.

Wie sieht eine einfache Bedienung der Software aus?

Die Auswahl von Softwarelösungen wird von der Geschäftsleitung mit fachlicher Unterstützung der Abteilungsleiter getroffen. Bei der Auswahl wird oftmals nicht an die einfache Bedienung gedacht. Doch gerade die Anforderungen der Mitarbeiter die ein System in der täglichen Arbeit nutzen, sollte bedacht werden. So wird in Projekten die benötigten Sprachvarianten zu spät bedacht. Das Ergebnis sind häufig fehlende Qualitätsdaten aus der Fertigung.

Wie können Daten aus kaufmännischer und Fertigungsebene genutzt werden?

Eine zeitintensive, mehrfache Dateneingabe in Enterprise Ressource Planing (ERP), CAQ oder Produktplanungssystem (PPS) sollte unbedingt vermieden werden. Stammdaten, etwa Kunden- und Lieferanteninformationen, sollten aus dem führenden ERP-System auch für die fertigungsnahen Abläufe zur Verfügung stehen. In einigen am Markt verfügbaren CAQ-Systemen ist ein Datenaustausch mit der kaufmännischen Ebene nur mit einem hohen Entwicklungs- und IT-Aufwand zu leisten.

Sollen weitere Standorte angebunden werden?

Hat ein Unternehmen mehrere nationale und internationale Standorte, stellt sich die Frage nach der Nutzung von gemeinsamen Stammdaten und Katalogen. Die Möglichkeit eines internationalen Supports, einer Sprachunterstützung der Software, von Services oder der Implementierung und Wartung sollten im Vorfeld geklärt werden.

Welche Möglichkeiten bestehen für Analysen und Auswertungen?

Aktuelle Qualitäts- und Fertigungsdaten werden von den verantwortlichen Mitarbeitern erwartet. Daten sollen sofort zur Verfügung stehen und über verschiedene Analyse- und Auswertemöglichkeiten aufbereitet werden können. Diese Forderungen kann durch den Einsatz verschiedener Insellösungen kaum erfüllt werden. Denn Daten müssen in diesem Falls von Hand zusammengeführt werden.

Wie können bestehende Insellösungen eingespart werden?

In den IT-Abteilungen werden meist spezielle Softwaresysteme für verschiedene Aufgaben betrieben. Das sorgt nicht nur für einen hohen administrativen Aufwand, sondern diese Systeme müssen auch geschult und gewartet werden. Ein CAQ-Projekt bietet inder Regel die Chance, Insellösungen zu Gunsten der Nutzung nur eines Systems einzusparen.

Wie können bestehenden Daten integriert werden?

Unternehmen halten Altdaten aus verschiedenen Medien in Softwaresystemen, Datenbanken und auch in Papierform vor. In die Planung des CAQ-Projekts sollte auch der Umgang mit Altdaten einbezogen werden. Welche Altdaten werden für die zukünftige Arbeit benötigt? Wie können bestehende Daten importiert werden?

Welche Datensicherungsstrategie ist vorgesehen?

Während eines CAQ-Projekts tauchen häufig Risiken auf: vom Ausfall der Softwaresysteme, über Datenverlust bis zum Produktionsausfall. Daher sollten im Vorfeld der Einführung Szenarien zum reibungslosen Betrieb der Softwaresysteme, Datenbanken, Schnittstellen, benötigter Hardware und auch eine Datensicherungsstrategie definiert werden. Mangelhafte Sicherungen haben schon vielen Unternehmen erheblichen wirtschaftlichen Schaden zugefügt.

Wie wird der Budget- und Zeitplan eingehalten?

Für eine im Budget- und Zeitplan einzuhaltende Projektumsetzung ist eine termintreue und reibungslose Einführung notwendig. Häufig werden die Planungen unklar definiert oder Projekte sind durch fehlende Mitarbeiter oder technische Ressourcen nicht im vorgesehenen Plan realisierbar. Die Folge: Budget- und Zeitpläne können nicht eingehalten werden. Die Akzeptanz für das CAQ-Projekt schwindet.

Was ist die geeignete Realisierungsstrategie?

Wie und in welchem Umfang soll das CAQ Projekt umgesetzt werden? Die Realisierungsstrategie sollte sich an den verfügbaren Ressourcen im Unternehmen orientieren. Häufig werden Ziele zu ehrgeizig formuliert und in der Folge werden Termine nicht eingehalten, Projektziele werden nicht erreicht.

Die Erkenntnisse aus der Ist-Analyse im Erstgespräch dienen der Grobdefinition des Projektrahmens. Die Phase 1 endet mit der Beauftragung für ein Beratungsprojekt.

Tipp

Folgende Fragestellungen und Überlegungen sollten Sie bei Ihren Planungen für die Projekt Umsetzung bedenken:

• Welcher Nutzen ist mit der Einführung einer Software-Lösung für das Unternehmen verbunden?

• Wie gelingt es, interne und externe Prozessabläufe mit Mitarbeitern und Kunden zu verbessern?

• Welche Systeme werden von Kunden und Geschäftspartnern genutzt?

• Wie können Kennzahlen ermittelt werden?

• Welche Aufgaben fallen intern an, was übernimmt der Systemlieferant?

• Wie kann eine einfache Bedienung Software aussehen?

• Wie kann die Nutzung von Daten aus kaufmännischer und Fertigungsebene ermöglicht werden?

• Welche Standorte sollen das CAQ System nutzen?

• Welche Möglichkeiten bestehen für Analysen und Auswertungen?

• Wie ist eine Harmonisierung der IT-Infrastruktur möglich?

• Wie sieht die Integration mit bestehenden Daten aus?

• Welche Datensicherungs-Strategie ist bei der Umsetzung vorgesehen?

• Wird der Budget- und Zeitplan eingehalten?

• Was ist die geeignete Realisierungsstrategie?

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CAQ KONTOR bietet Analyse, Beratung und Konzepte bei der Auswahl und Einführung von Lösungen für das industrielle Qualitäts-, Entwicklungs- und Produktions-Management (CAQ, BDE, MDE, MES und DMS Lösungen).

Bei der Vielzahl von möglichen Anbietern für Ihre Anforderungen fällt es schwer, die geeigneten Systeme und Strategien für eine erfolgreiche Prozessoptimierung zu finden.

Fehlentscheidungen führen zu beträchtlichen wirtschaftlichen negativen Konsequenzen.

Für Ihre wertvolle Entscheidungsfindung nutzen wir neben unseren Anbieter-Erfahrungen, eine erprobte Arbeits- und Vorgehensweise. Erfahren Sie mehr:

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Autor:

IT-System-Kaufmann René Kiem, geb. 1969, in Kassel startete in der Internet- und Multimediabranche. 2003 wechselte er zur Plato AG, Lübeck, und spezialisierte sich auf softwareunterstüzte Produktentwicklung und Fertigung, Reklamations- und Dokumentenmanagement sowie Audit- und Maßnahmenmanagement.

Seit 2008 ist er als Inhaber, Berater, Autor und Dozent des Beratungsunternehmens

CAQ KONTOR, Dortmund tätig.

Kontakt:

René Kiem

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T 0231 1501-646

r.kiem@caq-kontor.de

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