Patientendaten verwalten – aber richtig

(25.04.2017, Pharma-Zeitung.de) Im Zeitalter elektronischer Patientenakten bieten Software-Lösungen eine zentrale Erfassung und Speicherung aller patientenbezogenen Dokumente, relevanten Schriftverkehrs und Untersuchungen - kurz aller Papierunterlagen, zusammen mit den jeweiligen elektronischen Informationen. Worin liegen dabei Chancen und Risiken?

Die elektronische Patientenakte

eAkten weisen den Weg auf, weg von der herkömmlichen Arbeitsweise mit Papierdokumenten zu einem einzigen Patienten in diversen Aktenschränken und Dateien, hin zu einer umfassenden Zentral-Erfassung. Während immer noch vereinzelt Akten unvollständig und dezentral an verschiedenen Orten vorgehalten werden, zeigen moderne Lösungen wie es auch anders gehen kann.

Während sich die traditionellen Papierarchive von früher in heutiger Zeit als vergleichsweise umständlich, teuer wie ineffektiv erwiesen haben, können moderne softwarebasierte Ablagesysteme hinsichtlich Effektivität und Einsparpotentialen eindeutig punkten.

Experten gehen von einer erzielbaren Reduktion des Ablageaufwands durch Datenreduktion wie -konzentration um bis zu 70 Prozent aus. Auch Kopie- und Transportkosten von Papierunterlagen entfallen. Zusätzlich bieten elektronische Patientenakten die Möglichkeit

- gesonderte Zugriffsregelungen durch Nutzungsbeschränkungen zu treffen: Das erhöht die Sicherheit, da nur Berechtigte User Zugriff auf die elektronischen Patientenakten haben.
- die Suche durch eingrenzende Filter wesentlich zu beschleunigen, sowie
- Daten nach bestimmten Kriterien gesondert aufzubereiten.

Anforderungen an eine übersichtliche Benutzeroberfläche und leichte Bedienbarkeit runden das Grund-Anforderungsprofil ab, dem moderne Software-Lösungen in vielfältigen Detail-Lösungen in gestiegenem Maße Rechnung zu tragen versuchen.

Dabei werden eingehende Dokumente aber auch E-Mails und Bilder mit Hilfe von Dokumentenscannern digitalisiert und mit speziellen Drag&Drop-Archivierungs-Lösungen vorgangsbezogen in die entsprechende digitale Akte eingefügt.

Flexibles Handling

Dabei lässt sich die Struktur in einer Akten-Übersicht mit Hilfe der Programme individuell festlegen, wie auch der Einstieg anwenderspezifisch definiert werden kann. Mit Vorschauen und Voransichten lässt sich das Navigieren leichter und effizienter bewerkstelligen, ohne unnötigerweise nicht gebrauchte Dateien jeweils öffnen zu müssen. Das Scanner-Tool lässt sich üblicherweise separat aufrufen, um einen neuen Datensatz direkt in die eAkte mitaufzunehmen.

Alternativ erlauben einige Systeme, gleich mehrere Datenpakete auf einmal einzuscannen und in die Akte zu integrieren. Flexible Systeme gestatten gleichfalls das Einbinden von zuvor per MS Office erstellten Dokumenten in die Gesamtakte.
Dies können etwa Briefe oder Vorlagen sein. Spezielle Integrationstools für Office Integration erlauben die Bearbeitung und Anpassung an das eAkten-System. Einige Software-Lösungen synchronisieren zusätzlich auch Informationen aus SAP mit vorher definierten Feldern im Brief.

Bevor E-Mails und Mail-Anhänge per Mausklick der eAkte zugeordnet werden können, muss die gewünschte Dokumentart aus einem Kontextmenü ausgewählt und der Ziel-Patientenakte zugeordnet werden.

Datenschutz

Durch die zunehmend digitale Vernetzung von Kliniken, Pflegeheimen, Krankenkassen und Medizinischem Dienst mit frei austauschbaren Datenbanken und eAkten hochsensibler Patientendaten spielen auch datenschutzrechtliche Aspekte und Forderungen in Verwaltungsprozesse von Patientendaten mit hinein.

Da Datenschutz zweifelsohne nicht zu den Kernkompetenzen von Kliniken oder Pflegeheimen gehört, sah sich der Gesetzgeber auf den Plan gerufen und schuf 2015 mit dem Gesetz zur Erhöhung der Sicherheit informationstechnischer Systeme (IT-Sicherheitsgesetz, IT-SiG) einen auch für Krankenhäuser rechtsverbindlichen Kodex. Er stellt technische und organisatorische Anforderungen an die Betreiber sogenannter kritischer Infrastrukturen - also solcher Infrastrukturen, die für das Gemeinwesen von zentraler Bedeutung sind.

Seitdem müssen nicht nur Ausfälle oder Störungen dem Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) gemeldet werden. Zusätzlich besteht eine Überprüfungspflicht im zweijährigen Turnus über die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften durch entsprechende Audits oder Zertifizierungen. Bei Verstößen drohen den Einrichtungen empfindliche Bußgelder von bis zu 100.000 Euro.

Übergreifende Daten-Netzwerke

In vielen Krankenhäusern stehen mittlerweile nicht nur digitale Patientenakten mit lokalen Befund- und Behandlungsdaten nach Maßgabe des Datenschutzes zur Verfügung, selbst eine sektorenübergreifende Vernetzung ist möglich geworden. Mithilfe weiterführender Software-Programme ist in Einzelfällen bereits möglich, gleich mehrere Behandler (Krankenhäuser, Arztpraxen) von verschiedenen Orten aus Einsicht auf einen (Behandlungs-)Fall zu gewähren. Hierzu müssen Patienten allerdings im Vorfeld der Bildung eines solchen Datennetzwerks zugestimmt haben und ihm beigetreten sein.

Backups von elektronischen Patientendatensystemen ermöglichen eine umfassende Sicherung von Patientendaten, die damit unabhängig von der jeweiligen IT-Infrastruktur werden. Somit kann ein Datenaustausch quasi „barrierefrei“ zwischen einzelnen Kliniken sowie weiteren Gesundheitsdienstleistern erfolgen. Und die Anwender wiederum können ihren Nutzen aus einer standardisierten Patientendatenablage ziehen, an die alle Informationssysteme einer Klinik angeschlossen sind.

Aussicht: Chancen und Risiken

Ein erster Schritt in Richtung erhöhter Datentransparenz zu Gunsten des Patienten ist deutschlandweit mit der sogenannten „Patientenquittung“ erfolgt, die Betroffenen einen umfassenden Einblick in Kosten- und Leistungsinformationen vom Arzt, Zahnarzt oder Krankenhaus ermöglich. Sie wird üblicherweise vom behandelnden Arzt unmittelbar im Anschluss an eine Behandlung, alternativ auch nach Ablauf des Quartals ausgestellt. Ziel ist, Betroffenen einen informativen Ein- und Überblick über alle erfolgten Behandlungen und ihre jeweilige Abrechnung an die Hand zu geben.

In einem weiteren Schritt hin zur umfassenden Zentralisierung aller Daten im Umfeld eines Patienten ist die sogenannte eGA geplant. Die elektronische Gesundheitsakte befindet sich derzeit im Teststadium und steht kurz vor ihrer Einführung.

Sie soll laut Experteneinschätzung den wesentlichen Vorteil mit sich bringen,

- die Wahrscheinlichkeit von Behandlungsfehlern deutlich zu reduzieren
- eine bessere Zusammenarbeit aller an einem Befund beteiligten Spezialisten auf Basis einheitlicher Plattform zu gewährleisten
- Doppeluntersuchungen zu vermeiden und
- dem Patienten allumfassende Transparenz hinsichtlich seines gesundheitlichen Status und stärkere Kontrolle über seine Daten an die Hand geben zu können.

Dahinter steht auch die ernsthafte Bemühung, den Patienten ein Stück mündiger zu machen und stärker aus seiner passiven Rolle gegenüber Ärzten, Kliniken und Krankenkassen herauszuholen. Unter dieser Prämisse soll der Patient selbst bestimmen welche Daten gespeichert werden.

Allerdings steigen mit zunehmender Digitalisierung und Zentralisierung persönlicher Daten parallel auch die datenschutzrechtlichen Risiken und Anforderungen an eine Datensicherheit, die im Idealfall dem Versicherten selbst die alleinige Verfügungsgewalt über seine Daten an die Hand gibt.

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