Von der Bedarfsanalyse über Marktrecherche zur Systemanalyse und Projektcontrolling zur System Abnahme

(16.09.2010, Pharma-Zeitung.de) Unsere Vorgehensweise zur systematischen Einführung von Software-

Systemen für das Qualitätsmanagement - Von der Bedarfsanalyse, über

Marktrecherche zur System-Entscheidung und Projektcontrolling bis zur

System Abnahme

1. Phase: Bedarfsanalyse und Lastenhefterstellung

Die Bedarfsanalyse steht zu Beginn der Software-Evaluierung. Ziel ist die Erstellung

des Software-Anforderungsprofils als Grundlage für die Auswahl der zukünftigen

Lösung.

Im Hinblick auf die einzuführende Software untersuchen wir mit bewährten

Methoden Ihre bestehende IT-Infrastruktur, den gesamten Informations- und

Datenfluss sowie - den Geschäftsprozessen entsprechend – sämtliche geforderten

Funktionalitäten: Über das Qualitätsmanagement mit allen damit verbundenen

Prozessen bis hin zum Management-Informations-System.

Ihr Vorteil

Als Ergebnis steht ein auf Ihre Anforderungen passendes Profil in Form

vollständiger Ausschreibungsunterlagen. Es definiert alle geforderten Eigenschaften

und die Ausprägung des neu zu integrierenden IT-Systems und enthält eine

Gewichtung der Muss- und Kann-Kriterien. Sie kennen nun die Anforderungen

welche die neue Software und der Lieferant erfüllen müssen.

Diese Situations- und Bedarfsanalyse führen wir neutral und in Abstimmung mit

Ihnen durch. Dadurch sparen Sie Zeit und Geld.

2. Phase: Marktrecherche und Ausschreibung

Die Marktrecherche dient dem Ziel, aus dem großen Marktangebot die für Ihr

Unternehmen geeignete Produkte und Anbieter herauszufiltern.

Die Basis der Marktrecherche ist eine herstellerunabhängige Zusammenstellung und

Auswertung der in Frage kommenden Systemlösungen und Lieferanten. Im Rahmen

der Ausschreibung versenden wir das

Anforderungsprofil an die ausgewählten Anbieter.

Wir prüfen die eingehenden Leistungen und Angebote,

stellen die Daten der Systemlösungen und Lieferanten

zusammen und werten sie aus. Mit den potentiellen

Lieferanten führen wir persönliche Projektgespräche.

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Ersteller: René Kiem

CAQ KONTOR by René Kiem

Datum: 19. März 2009

Revison: 3.0

Web www.caq-kontor.de

Kosten und Leistungen machen wir für Sie transparent. Sie erhalten von uns eine

schriftliche Empfehlung und eine eindeutige Rangfolge der am besten geeigneten

Lösung und Anbieters.

Ihr Vorteil

Durch die Marktrecherche erhalten Sie Produkt- und Kostentransparenz. Sie

erhalten eine fundierte Entscheidungsgrundlage. So sind Sie vor Fehlinvestitionen

und -entscheidungen auf Basis von technologischen Modeerscheinungen geschützt.

Auf Basis der Marktrecherche, der Voraussetzung für die Feinauswahl, beraten wir

Sie abschließend bei der Entscheidung für das am besten geeignete Produkt und

Hersteller.

3. Phase: Entscheidung und Vertragsverhandlung

Das Ziel liegt in der Entscheidung für das optimale Software-Produkt und den am

besten geeigneten System-Hersteller bzw. Anbieter.

Die Software-Anbieter der engeren Wahl stellen ihre Produkte in Einzelpräsentationen

vor. Teilnehmer, Ablauf, Inhalte und Schwerpunkte der

Präsentationen stimmen wir gemeinsam mit Ihnen ab.

Der Anbieter, der als Bester aus diesen Präsentationen hervorgegangen ist, stellt

sich und sein Produkt schließlich in einem Workshop vor, den wir ebenfalls für Sie

planen und moderieren. In diesem Workshop werden die gesamten Geschäftsprozesse

betrachtet und die erforderlichen Anpassungen detailliert beschrieben. Die

Ergebnisse des Workshops werden Bestandteil des Vertrages mit dem Lieferanten.

Zur Entscheidungsfindung werten wir Ihre Beurteilungen der Präsentationen und

des Workshops aus. Wir untersuchen, ob die Software die Anforderungen erfüllt und

ob der Lieferant die für Ihr Unternehmen passenden wirtschaftlichen und

vertraglichen Konditionen bietet.

Ihr Vorteil

Sie erhalten von uns Unterstützung bei der Definition spezieller IT-Vorgaben für die

Lieferanten. Individuelle Systemanpassungen werden bereits vor Angebotsphase

und Kauf definiert. Damit ist von Beginn an Investitionssicherheit gewährleistet.

Nach der Entscheidung für einen Systemanbieter erhalten Sie einen exakten

Bestell- und Lieferumfang und definierten Projektplan. Die Beratung umfasst die

Gestaltung technischer und kaufmännischer Vertragsinhalte. Dazu gehören z. B. der

genaue Leistungsumfang, individuelle Software-Anpassungen, die Vorgehensweise

Projektumsetzung, Schulung und Systemeinführung.

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Optional: Projektcontrolling und Abnahme

Das Projektcontrollings richtet sich an Manager und Projektleiter, die im Dialog mit

Software-Lieferanten stehen. Ziel ist die Konzeption und Durchführung einer

realistischen, sicheren Einführungsstrategie für das Software-System aus

technischer und kaufmännischer Sicht.

In einem Initialisierungs-Workshop definieren wir gemeinsam mit Ihnen die Key-

User, die Einführungskonzeption, einen detaillierten Zeitplan und die

Verantwortlichkeiten.

Unter unserer Moderation erstellt der Anbieter auf der Basis des produktneutralen

Lastenheftes mit Ihnen das Pflichtenheft mit den notwendigen

Programmanpassungen.

In regelmäßigen Projektgesprächen und als Mitglieder des Lenkungsausschusses

überwachen unsere Berater die Einhaltung von Zeitplan und Budget und steuern

den Projektverlauf.

Ihr Vorteil

Wir klären und moderieren die Zusammenarbeit mit dem Anbieter und

gewährleisten die Kontinuität des Projektes. Anhand unserer Projektstatus-Berichte

können Sie den aktuellen Stand der Systemumstellung jederzeit ablesen. Während

der Endabnahme der implementierten Software und anderer Dienstleistungen

übernehmen wir für Sie das Erstellen des Protokolls.

Die Systemeinführung bleibt für Sie in jeder Phase des Projektes transparent und

kalkulierbar. Die neue Software bringt vom ersten Tag an die erwünschte Effizienz.

Hagen Sie Fragen, Anregungen und wünsche ein persönliches Angebot?

Dann sprechen Sie uns einfach an. Wir freuen uns auf das Gespräch mit Ihnen:

CAQ KONTOR by René Kiem

Liebigstraße 30

44139 Dortmund

Telefon +49(0)231 - 15 01 - 646

Fax +49(0)231 - 15 01 - 645

E-Mail r.kiem@caq-kontor.de

Internet http://www.caq-kontor.de

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