Archivierung von Geschäftskorrespondenz umfasst auch E-Mails Rechtsgrundlagen und Hindernisse
(27.11.2015, Pharma-Zeitung.de)
E-Mails sind auch in der Geschäftswelt nicht mehr wegzudenken. Die Korrespondenz wird heut zu tage elektronisch abgewickelt, so keine „analoge“ Schriftform vielleicht aus rechtlichen Gründen vorgeschrieben ist. Dazu werden Kalkulationen erstellt, Präsentationen, Grafiken zur Visualisierung erstellt usw. Die meisten Unternehmen verwenden hierfür Lösungen von Microsoft Office. Ob es bei E-Mails um Outlook, bei Textdokumenten um Word, bei Kalkulationen um Excel oder bei Präsentationen um Power Point handelt, die Produkte aus dem Hause Microsoft dürften in der überwältigenden Mehrheit der Büros im Einsatz sein – obwohl es natürlich auch Alternativen gibt.
Archivierungspflicht: Wer muss archivieren?
Alle Unternehmen müssen ihre Geschäftskorrespondenz aufbewahren – das gilt auch für E-Mails. Die Aufbewahrungspflicht beträgt zwischen 6 und 10 Jahren. Es ist also sinnvoll auch die Mails 10 Jahre zu archivieren. Danach sollte allerdings auch konsequent gelöscht werden, um Platz auf den Systemen zu schaffen.
Rechtsgrundlagen
Die Archivierungspflicht ist in vielen Rechtsgrundlagen geregelt. Dabei zählen die Vorschriften aus dem Handelsgesetzbuch (HGB), die Abgabenordnung (AO) das Telekommunikationsgesetz (TKG) und auch das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG)
Die vielleicht wichtigste Grundlage ist der § 147 AO:
(1) Die folgenden Unterlagen sind geordnet aufzubewahren:
1. Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen,
2. die empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefe,
3. Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe,
4. Buchungsbelege,
4a. Unterlagen, die einer mit Mitteln der Datenverarbeitung abgegebenen Zollanmeldung nach Artikel 77 Abs. 1 in Verbindung mit Artikel 62 Abs. 2 Zollkodex beizufügen sind, sofern die Zollbehörden nach Artikel 77 Abs. 2 Satz 1 Zollkodex auf ihre Vorlage verzichtet oder sie nach erfolgter Vorlage zurückgegeben haben,
5. sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.
Werbesendungen, Newsletter und Spam sind darin übrigens nicht inbegriffen.
Konflikt zwischen Datenschutz und Archivierungspflicht:
In vielen Unternehmen die Nutzung des dienstlichen Mail-Accounts für private Zwecke erlaubt oder zumindest geduldet. Diese privaten Mails der Mitarbeiter eines Unternehmens dürfen auf keinen Fall gespeichert werden, weil dies dem Datenschutz widersprechen würde. Die Trennung von privaten und dienstlichen Mails ist sehr aufwändig und kann auch – wieder aus Datenschutzgründen – nur vom Mitarbeiter selbst vorgenommen werden, da ein Vorgesetzter die privaten Mails ja nicht sichten darf.
Manche Firmen richten ihren Mitarbeitern deshalb zwei Mail-Adressen ein. Eine für den Dienstgebrauch und die zweite für die private Korrespondenz. Was in kleineren Unternehmen sicher eine praktikable Lösung ist, ist in größeren Unternehmen schon ein erheblicher Administrierungsaufwand und dadurch auch mit Kosten verbunden.
Natürlich kann man auch den Mitarbeitern die private Nutzung von E-Mail-Accounts verbieten. Diese Regelung muss dann aber auch konsequent durchgehalten werden und stichprobenartig geprüft werden. Denn wenn sich Mitarbeiter nicht daran halten, dann hat das Unternehmen wieder das Ausgangsproblem der verbotenen Archivierung von privaten Mails.
Ein Mittelweg als Problemlösung stellt oft dar, dass es den Mitarbeitern gestattet wird, ihre privaten E-Mails von ihrer eigenen privaten Mail-Adresse abzurufen – und zwar über die Webmail-Funktion des E-Mail-Providers, bei dem man sich auf einer Login-Website einloggen kann. Diese Mails finden sich dann nicht in den Systemen der Firma wieder und eine saubere Trennung ist gewährleistet.
Auch Anhänge sind zu archivieren
Die Pflicht zur Archivierung von Korrespondenz bezieht auch Anhänge von Mails ein. Es werden ja oft Word-Dokumente, Excel-Tabellen oder PowerPoint-Präsentationen angehangen. Auch diese gilt es strukturiert abzulegen und zu archivieren, damit diese jeder Zeit wieder hervor geholt werden können, z. B. im Streitfall oder bei Prüfungen durch Behörden wie Finanzamt etc.
Tools erleichtern das Leben
Selbstverständlich kann man die oben beschriebenen Dokumente in einem Ordnerchaos auf der Festplatte ablegen und dann bei Bedarf alles zusammen suchen. Es gibt von Gesetz wegen keine Pflicht zur Nutzung von Archivierungssoftware um die Archivierung sicher zu stellen. Es kann – gerade in Unternehmen die Arbeit aber erheblich vereinfachen und die Archivierung von Dokumenten revisionssicher machen. Gute Lösungen findet man z. B. von http://www.ser.de/ , http://www.d-velop.de/ , https://www.lexware.de/ und vielen anderen Firmen mit unterschiedlichen Leistungsumfängen und Preisklassen. Die Auswahl des Tools hängt natürlich auch mit der Unternehmensgröße und den spezifischen Anforderungen zusammen.
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